Jak napisać Biznesplan w kilku prostych krokach? Część 4

Harmonogram działania  to jedno z najistotniejszy narzędzi naszego planu biznesowego. Zaplanowanie odpowiedniej drogi działania i określenie najistotniejszych celów, jest ważne z dwóch względów. Po pierwsze pozwala zidentyfikować część problemów, z którymi przyjdzie się nam zmierzyć, prowadząc nową działalność. Po drugie dobrze przygotowany harmonogram pozwoli zaplanować najistotniejsze cele, które chcemy osiągnąć w biznesie. Tak zwane „kamienie milowe”, to aktualnie podstawowa metoda wyznaczania i realizacji kolejnych celów. Jak zatem przygotować realny do zrealizowania harmonogram biznesplanu? Zapraszam na kolejną część poradnika Jak napisać Biznesplan w kilku prostych krokach.

Harmonogram od szczegółu do ogółu czy na odwrót?

Harmonogramy można przygotowywać w różny sposób i w różnych ujęciach. Przygotowanie zgrupowanej informacji w formie jednej lub kilku tabel da nam szersze spojrzenie na całość naszego biznesu. Poszczególne pozycje w naszym planie mogą nam niewiele mówić w ujęciu całości. Przy każdym biznesie drobnych spraw do przypilnowania jest wiele, harmonogram działania pozwoli zapanować nad całością. Uchroni to nas przed zbytnim skupieniem się nad elementami biznesu, które dla całości mogą mieć niewielkie znaczenie. Harmonogram  działania powinien zawierać informacje na temat celów i dat ich uzyskania. Oprócz harmonogramu wyznaczającego cele, w naszym biznesplanie powinno się znaleźć zestawienie rzeczowo - finansowy. Zaprezentowane pozycje rzeczowe i materiałowe pozwolą nam ocenić strukturę poszczególnych wydatków. Zweryfikujemy w ten sposób również celowość  poszczególnych pozycji i wyeliminujemy te,  które nie znajdą uzasadnienia w biznesie.

 Kamienie milowe

Jak już pewnie zauważyliście, czytając wcześniejsze części mojego poradnika, elementów istotnych dla biznesu jest dużo. Klienci, konkurencja, zasoby czy też rozwiązania to zakresy, w których będziemy chcieli coś osiągnąć. Pozyskać jakąś ilość klientów, zrobić „coś” aby dorównać konkurencji, czy też zdobyć zasoby, które pozwolą nam wprowadzić określone rozwiązania do naszego biznesu. W każdym zakresie występować będzie zdarzenie, na którym będzie nam zależeć i do którego będziemy dążyć. Tak zwane kamienie milowe to ważne wydarzenia w harmonogramie firmy, które są rezultatem określonego zestawu działań. Przygotowując harmonogram możemy określić kolejne fazy funkcjonowania przedsiębiorstwa, a przejście do kolejnej fazy będzie właśnie związane z jakimś kamieniem milowym. Zwieńczeniem każdej fazy, będzie istotne wydarzenie, które na nowo przedefiniuje pewien zakres działania firmy. Przykładowe kamienie milowe stosowne w nowo powstałych firmach to:

•  sporządzenie dokumentacji dotyczącej projektu,
• pozyskanie partnera biznesowego lub inwestora dla realizowanego przez nas projektu,
• przygotowanie dokumentacji dotyczącej projektów unijnych lub uzyskanie dotacji na projekt,
• przygotowanie produktu lub usługi i rozpoczęcie sprzedaży.

Ilość zaplanowanych faz projektu, jak i tym samym kamieni milowych nie powinna przytłaczać i powinna się mieścić w przysłowiowej „10”. Powinny to być realne do realizacji cele i zadania, ale na tyle istotne, aby ich wykonanie przeniosło naszą firmę na kolejny poziom. W teorii zarządzania najprostszy podział kamieni milowych przewiduje dwie główne grupy: kamienie milowe: zarządcze i techniczne. Pierwsze związane są bezpośrednio z decyzjami zarządzających. Wyznaczenie kolejnych celów, rozpoczęcie prac nad produktem lub usługą to decyzje menedżerskie wyznaczające kierunek działania firmy. Druga grupa kamieni milowych jest związana z technicznymi ograniczeniami uzyskania ich. Przejście w kolejną fazę funkcjonowania firmy będzie związane z realizacją rzeczową naszego planu.

Realizm

Harmonogram rzeczowo finansowy to biznesplan w pigułce. Jest to najczęściej oceniany element każdego biznesplanu. Dzieje się tak dlatego, że ta zagregowana informacja na temat co, za ile i kiedy chcemy zrobić lub uzyskać daje multum informacji na temat realnych szans powodzenia naszego projektu. Każdy harmonogram sporządzony czy do nakreślenia celów, czy to rzeczowo finansowy powinien zostać zrealizowany z pietyzmem i rozwagą. Pod cyframi i datami w harmonogramach powinna się kryć dokładna analiza każdego przedstawionego elementu. Najczęściej biznesplany chorują na huraoptymistyczne harmonogramy. Cele są zbyt ambitne, a koszty rzeczowe niedoszacowane w stosunku do cen rynkowych. Przygotowując nasze opracowania, powinniśmy realistycznie spojrzeć na nasze możliwości i terminy, które sobie stawiamy.

Harmonogram EKG naszego biznesu

Na początku artykułu zwracam uwagę, że harmonogramy to najważniejsze narzędzie w biznes planie. Nie ulega wątpliwości, że łatwiej jest pracować z jedną tabelką zajmującą stronę A4, niż z opracowaniem obszernym na kilkadziesiąt stron. Praca z tabelkami nie powinna się również kończyć na etapie biznes planu. Tak naprawdę, harmonogram działania i rzeczowo finansowy powinno się przygotowywać w całym okresie funkcjonowania firmy. Harmonogram powinien być dla zarządzającego tym, czym dla lekarza jest wydruk z EKG serca. Jakiekolwiek odstępstwa od prawidłowego rytmu realizacji poszczególnych harmonogramów, powinny być sygnałem, że z pacjentem jest coś nie tak. Nie przygotowując harmonogramów i nie weryfikując ich po okresie realizacji, pozbywamy się ważnej informacji zarządczej. Informacji, która w łatwy sposób może nas uchronić przed poważnymi problemami biznesowymi.

Kolejny artykuł to przerwa w biznes planowaniu. Chcę dołożyć swoją cegiełkę w walce z „duszącym problemem”. Smog, bo o tym tu mowa będzie tematem kolejnego artykułu, który ukaże się już na dniach. Co wspólnego ma smog z pieniędzmi? Już dziś gorąco zapraszam.

Zachęcam do komentowania i rozmowy. Nie zapomnijcie się zapisać, aby zawsze być na bieżąco z Finanse i Cała Reszta. Klikając tu możesz zasubskrybować mojego bloga.